KI-Transformation im Mittelstand: Warum wir KI und Automatisierung bei WebMedia Solution ausbauen

Wo sitzen Mitarbeiter heute jeden Tag vor Aufgaben, die sich ständig wiederholen? Wo werden Informationen von einem System ins nächste kopiert? Wo werden Daten manuell geprüft, sortiert oder aufbereitet? Und an welchen Stellen könnte KI tatsächlich dafür sorgen, dass ein Prozess schneller, einfacher oder zuverlässiger wird?

Genau deshalb habe ich in den vergangenen Monaten die Qualifizierung zum „Spezialist für KI-Transformation und Automatisierung“ absolviert.

Die Weiterbildung umfasste 450 Unterrichtseinheiten und ging deutlich weiter als die reine Nutzung einzelner KI-Tools. Themen waren unter anderem KI-Strategien, die Integration von KI in Unternehmensprozesse, KI-Agenten, End-to-End-Automatisierungen, Datenstrategien, Governance, KPIs sowie rechtliche Themen wie Datenschutz und EU AI Act.

Warum das für mich der logische nächste Schritt war

Wenn man seit Jahren Websites, Shops, Schnittstellen und digitale Prozesse entwickelt, begegnet einem immer wieder dasselbe Problem:

Die eigentliche Software ist häufig gar nicht der größte Zeitfresser. Es sind die Abläufe dazwischen.

Eine Anfrage kommt per Website herein und wird anschließend manuell ins CRM übertragen.

Produktinformationen liegen in mehreren Systemen und müssen mehrfach gepflegt werden.

Mitarbeiter suchen Informationen aus E-Mails, Dokumenten oder Datenbanken zusammen, bevor sie eine Kundenanfrage beantworten können.

Daten werden exportiert, bearbeitet und anschließend wieder in ein anderes System importiert.

Technisch funktioniert das alles.

Aber effizient ist es häufig nicht.

Genau an diesem Punkt werden KI und Automatisierung interessant.

Nicht als Ersatz für das bestehende System, sondern als Verbindung zwischen den einzelnen Arbeitsschritten.

Die spannendste Frage lautet nicht: „Welche KI sollten wir einsetzen?“

Diese Frage höre ich inzwischen relativ häufig.

Ich halte sie aber für die falsche Ausgangsfrage.

Die bessere Frage lautet:

„Welche Arbeit kostet uns heute unnötig viel Zeit?“

Erst danach sollte man über Technologie sprechen.

Vielleicht braucht es für einen Prozess überhaupt keine KI, sondern nur eine saubere Schnittstelle.

Vielleicht reicht eine klassische Prozessautomatisierung.

Vielleicht ist ein KI-Modell sinnvoll, weil Texte, Dokumente oder Anfragen verstanden und eingeordnet werden müssen.

Und manchmal wird es interessant, wenn ein KI-Agent mehrere dieser Schritte miteinander verbindet.

Genau diese Unterscheidung finde ich wichtig.

Denn nur weil mittlerweile sehr viel mit „AI“ beschriftet wird, bedeutet das nicht automatisch, dass ein Unternehmen dadurch produktiver wird.

Beispiel: Kundenanfragen mit KI vorsortieren

Nehmen wir eine typische Kundenanfrage.

Heute könnte der Ablauf so aussehen:

Eine E-Mail kommt herein.
Ein Mitarbeiter liest sie.
Er erkennt, worum es geht.
Er sucht den Kunden im System.
Er prüft vielleicht frühere Vorgänge.
Er erstellt eine Aufgabe.
Er leitet die Anfrage intern weiter.
Und eventuell formuliert er schon eine erste Antwort.

Je nach Unternehmen passiert das zehnmal, hundertmal oder tausendmal im Monat.

Mit einer sinnvoll aufgebauten E-Mail-Automatisierung könnte ein Teil davon bereits vorbereitet werden:

Anfrage erkennen → Inhalt einordnen → Kundendaten zuordnen → Informationen ergänzen → Aufgabe erstellen → Antwort vorbereiten

Der Mitarbeiter entscheidet weiterhin.

Aber er beginnt nicht mehr jedes Mal bei null.

Genau darin sehe ich aktuell eines der größten Potenziale von KI im Mittelstand.

KI-Agenten sind dabei besonders interessant

Ein Schwerpunkt der Qualifizierung war der Aufbau und die Umsetzung von KI-gestützten Agents, Workflows und End-to-End-Automatisierungen.

Das Thema wird uns in den nächsten Jahren noch intensiv beschäftigen.

Ein klassischer Workflow ist relativ starr:

Wenn A passiert, mache B.

Ein KI-Agent kann dagegen Informationen interpretieren und abhängig vom Inhalt unterschiedliche nächste Schritte einleiten.

Zum Beispiel:

Eine Anfrage lesen.

Erkennen, um welche Art Anfrage es sich handelt.

Passende Informationen zusammensuchen.

Daten aus anderen Systemen abrufen.

Einen Vorgang erstellen.

Und dem Mitarbeiter anschließend eine vorbereitete Entscheidungsgrundlage liefern.

Das klingt zunächst nach einem großen KI-Projekt.

Muss es aber nicht sein.

Oft ist ein kleiner, klar definierter Prozess der sinnvollste Einstieg.

Und genau deshalb reicht die technische Umsetzung allein nicht

Ein weiterer Punkt wurde mir während der Weiterbildung noch einmal sehr deutlich:

KI-Projekte scheitern nicht unbedingt an der KI.

Es geht genauso um Fragen wie:

Welche Daten dürfen verarbeitet werden?

Wer darf welche Tools einsetzen?

Wie werden Ergebnisse kontrolliert?

Was passiert, wenn die KI falsch liegt?

Wie messen wir überhaupt, ob sich die Lösung lohnt?

Und wie nimmt man die Mitarbeiter mit, die später damit arbeiten sollen?

Deshalb gehörten neben der technischen Umsetzung auch KI-Strategie, Change-Prozesse, Use-Case-Portfolios, Governance, Datenschutz und der EU AI Act zur Qualifizierung.

Gerade für Unternehmen, die KI jetzt strukturiert einsetzen möchten, halte ich diesen Teil für mindestens genauso wichtig wie die Auswahl des richtigen Tools.

Was sich dadurch bei WebMedia Solution verändert

Eigentlich weniger, als man zunächst denken könnte.

Denn wir bauen keinen komplett neuen Geschäftsbereich neben unser bestehendes Geschäft.

Wir erweitern das, was wir bereits tun.

Wir beschäftigen uns seit Jahren mit digitalen Plattformen, E-Commerce, Websites, Schnittstellen und Datenflüssen.

KI und Automatisierung setzen genau dort an.

Eine Website ist nicht mehr nur eine Website, wenn Anfragen automatisiert verarbeitet werden.

Ein Onlineshop endet nicht mehr an der Kasse, wenn Produkt-, Kunden- und Bestelldaten automatisiert zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden – das ist der Kern unserer E-Commerce-Automatisierung.

Und eine Schnittstelle überträgt künftig vielleicht nicht mehr nur Daten, sondern ein KI-System bewertet oder ergänzt diese Informationen direkt während des Prozesses.

Für mich entwickelt sich daraus immer stärker ein Gesamtbild:

Webentwicklung, E-Commerce, Daten, Automatisierung und KI gehören zunehmend zusammen.

Unser Ziel ist deshalb nicht, möglichst viel KI einzubauen

Das wäre der falsche Ansatz.

Unser Ziel ist, gemeinsam mit Unternehmen die Stellen zu finden, an denen digitale Prozesse unnötig aufwendig sind.

Dann können wir entscheiden:

Brauchen wir eine bessere Schnittstelle?

Eine klassische Automatisierung, zum Beispiel mit n8n?

KI?

Einen Agenten?

Oder manchmal einfach nur einen besser aufgebauten Prozess?

Die Qualifizierung hat genau diesen Ansatz noch einmal vertieft: KI-Use-Cases identifizieren, geeignete Werkzeuge auswählen, diese in Unternehmensprozesse integrieren und dabei Akzeptanz, Compliance und messbaren Geschäftsnutzen berücksichtigen.

Und genau darauf möchte ich den Bereich bei WebMedia Solution in Zukunft weiter ausrichten.

Nicht auf KI um der KI willen.

Sondern auf die Frage:

Wie viele Stunden Arbeit können wir einem Unternehmen mit einem sinnvoll digitalisierten Prozess tatsächlich ersparen?

Denn am Ende ist das aus meiner Sicht die Kennzahl, die zählt.

Wo spart KI in Ihrem Unternehmen Stunden?

Wenn Sie wissen möchten, welche Ihrer Abläufe sich für KI, einen Agenten oder eine klassische Automatisierung eignen, schauen wir uns das gemeinsam an. Einen Überblick über unsere Leistungen finden Sie im Bereich KI-Automatisierung und AI Agents und bei unserer n8n Agentur.

Telefon +49 7248 934 50 54, E-Mail hallo@webmedia-hilcher.de oder über das Kontaktformular.