Dokumentenautomatisierung · Extraktion · Validierung
Dokumentenautomatisierung mit KI: Dokumente verarbeiten statt Informationen abzutippen
Ein PDF enthält alle Informationen, die im ERP gebraucht werden. Eine Excel-Datei enthält die neuen Produktdaten. Eine Preisliste liegt als Anhang in einer E-Mail. Technisch sind die Informationen vorhanden. Trotzdem beginnt anschließend häufig manuelle Arbeit, weil das Zielsystem strukturierte Daten erwartet. Wir automatisieren den Weg vom Dokument zum nutzbaren Datensatz.
Wechselnde Layouts, Tabellen und Textstrukturen · Abgleich gegen Stammdaten vor der Übernahme · Eindeutiges automatisch, Unklares zur Prüfung
Aus unstrukturierten Dateien werden Prozessdaten
Eine Dokumentenautomatisierung verbindet mehrere Schritte
Datei empfangen. Dokumenttyp erkennen. Benötigte Informationen extrahieren. Werte vereinheitlichen. Daten gegen vorhandene Stammdaten prüfen. Fehlende oder widersprüchliche Angaben markieren. Datensatz im Zielsystem anlegen oder aktualisieren. Originaldokument dem Vorgang zuordnen.
Treffen die Dokumente per E-Mail ein, lässt sich der Prozess direkt mit der E-Mail-Automatisierung mit KI verbinden. Das Auslesen selbst ist ein typischer Baustein der KI-Automatisierung.
Besonders interessant bei wechselnden Formaten
Starre Importer funktionieren gut, solange jede Datei identisch aufgebaut ist.
Geht es vor allem um Produktdaten für Ihren Onlineshop, finden Sie den passenden Ansatz unter Produktdaten automatisieren.
Unterschiedliche Layouts
Kunden, Lieferanten und Partner liefern Informationen in verschiedenen Layouts, Tabellen oder Textstrukturen. Hier liefert KI die Flexibilität, die einer rein feldbasierten Verarbeitung fehlt.
Produktdaten
Lieferanteninformationen kommen per E-Mail, Excel oder PDF. Attribute werden erkannt und Schreibweisen vereinheitlicht, bevor die Daten weiterverarbeitet werden.
Geschäftsdokumente
Derselbe technische Ansatz lässt sich auf andere dokumentbasierte Prozesse übertragen – von Bestellungen bis zu Preislisten.
Unklare Fälle erkennen
Ein guter automatisierter Prozess kennt nicht nur „erfolgreich“, sondern auch unvollständige, widersprüchliche und unbekannte Fälle.
KI liest – der Workflow kontrolliert
Der wichtige Unterschied liegt zwischen Erkennung und Verarbeitung.
1 Werte extrahieren
Ein Dokument enthält Artikelnummer, Menge und Preis. Die KI extrahiert die Werte.
2 Artikel prüfen
Existiert der Artikel im Stammdatensatz?
3 Einheit prüfen
Ist die angegebene Einheit plausibel?
4 Kunde prüfen
Passt der Kunde zum Vorgang?
5 Preis prüfen
Weicht der Preis vom Stammdatensatz ab?
6 Entscheiden
Erst danach wird entschieden, ob der Vorgang automatisch weiterläuft oder geprüft werden muss.
Fehler nicht verstecken, sondern sichtbar machen
Ein automatisierter Prozess kennt mehr Zustände als „erfolgreich“- Daten vollständig.
- Daten unvollständig.
- Wert widersprüchlich.
- Datensatz unbekannt.
- Manuelle Prüfung erforderlich.
Was die KI übernimmt
Inhalte aus unterschiedlichen Dokumentstrukturen verstehen.
- Dokumenttyp erkennen
- Benötigte Informationen extrahieren
- Werte vereinheitlichen
- Attribute aus Texten ableiten
- Varianten und Schreibweisen zuordnen
Was der Workflow entscheidet
Ob erkannte Daten akzeptiert werden, regeln definierte Prüfungen.
- Abgleich gegen vorhandene Stammdaten
- Plausibilitätsprüfung von Mengen und Einheiten
- Preis- und Konditionsabgleich
- Markierung fehlender oder widersprüchlicher Angaben
- Anlage oder Aktualisierung im Zielsystem
Dokumente erstellen: die zweite Seite der Dokumentenautomatisierung
Nicht nur auslesen, sondern Dokumente aus vorhandenen Systemdaten erzeugen
Dokumentenautomatisierung funktioniert auch in die andere Richtung: Verträge, Bestätigungen oder Listen entstehen automatisch aus den Daten, die ohnehin im System liegen – ohne Copy & Paste in eine Vorlage.
Aus der Praxis: Für ein Bestell- und Verwaltungssystem eines Catering-Services, das täglich mehr als 40.000 Bestellungen abbildet, automatisierten wir auf Basis von Symfony unter anderem die Erstellung von Vertragsdokumenten sowie den Datenimport und -export bis in Microsoft SharePoint. Mehr zum Projekt bei unserer Agentur für KI-Automatisierung.
Häufige Fragen zur Dokumentenautomatisierung
Welche Dateiformate lassen sich verarbeiten?
Typischerweise PDFs, Excel-Dateien, Preislisten, Produktinformationen und andere Dokumente, wie sie per E-Mail eintreffen. Entscheidend ist weniger das Format als die Frage, ob die benötigten Informationen im Dokument enthalten sind.
Was passiert, wenn jede Datei anders aufgebaut ist?
Genau dort liegt der Vorteil gegenüber starren Importern. Kunden, Lieferanten und Partner liefern Informationen häufig in unterschiedlichen Layouts, Tabellen oder Textstrukturen – hier liefert KI die Flexibilität, die einer rein feldbasierten Verarbeitung fehlt.
Werden die erkannten Daten ungeprüft übernommen?
Nein. Erkennung und Verarbeitung sind getrennt. Die KI extrahiert die Werte, ein Workflow prüft anschließend gegen Stammdaten: Existiert der Artikel? Ist die Einheit plausibel? Passt der Kunde? Weicht der Preis ab? Erst danach wird entschieden.
Was passiert mit unklaren Dokumenten?
Sie werden markiert statt durchgeschleust und mit dem Originaldokument zur Prüfung vorgelegt. Welche Fälle das sind – etwa fehlende Pflichtangaben, widersprüchliche Werte oder unbekannte Artikel –, legen wir je Prozess fest.
Zeigen Sie uns den Dokumentenprozess, der heute am meisten Zeit kostet
Ob Lieferantenpreislisten, Bestellungen per PDF oder Produktdaten in wechselnden Excel-Formaten: Wir prüfen, welche Fälle sich zuverlässig automatisieren lassen und wo eine manuelle Prüfung sinnvoll bleibt.
